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开会怎样才能不打盹?

2015.02.27 南都周刊2015年度第4期 0条

你知道中国城市男性平均每周开会时间是多少吗?答案是:13小时!

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文_郭丽萍

先做道算术题。每星期、每月、每年,我们大概要开多少次会呢?有媒体做过统计,法国、意大利、日本、美国这些主流发达国家的城市男性,平均每周花在开会上的时间约3——5小时。你知道中国城市男性平均每周开会时间是多少吗?答案是:13小时!

中国人不是在开会,就是在开会路上。如果你有幸在冗长、无聊的会议中保持清醒,环顾四周一定会发现,主讲人唾沫横飞,而台下有些人却早已元神出窍,去了二次元世界或者五维空间。

文青聚居地豆瓣上,甚至有怨念爆棚的童鞋建了“一开会就犯困”“一开会就想死”“讨厌开会!”等小组。有网友充满哀怨:中国人开着最多的会,却最不注重开会技巧。曾有法学学者列数中国会议的“七宗罪”:发言随意、议题杂乱、进程专横、论争粗鲁、决定草率、时间冗长、活动形式化—砰砰砰!躺枪无数了吧?

那么,纠缠人类几个世纪的命题凸显出来:如何高效地开会?

知乎上,这个问题得赞最多的答案,也是字数最少的:站着开。认真的人不干了:如果没有科学的会议管理手段,别说站着、就算让你倒立着也开不出高效的会!高效的关键根本不在于时间长短,站着确实能单方面缩减时长,却不一定能提高会议产出。一个不能得出成果的会议,就算只开一分钟也是低效的!

于是,不少聪明人搬出了一部开会宝典,那就是《罗伯特议事规则》(Robert’s Rulesof Order)。

它的诞生是一段值得言说的轶事。一百多年前,年轻的美国陆军军官亨利·罗伯特受邀主持一个会议,不懂如何主持的他,见识了今天我们常见的失控场面:与会者们剑拔弩张,火药味十足,最后会议只能草草结束。这逼出了这位毕业于西点军校的军人的轴劲儿。他说:“我一定要了解议事规则,否则绝不再参加任何会议。”几番钻研后,罗伯特在1876年写出了这部开会手册。

如今,这部手册已经编到了第11版,厚如砖块,公平、效率是其核心精神。不管是会议主席、秘书,还是与会者,都能从中找到各自的游戏规则。在西方国家,大到联合国、欧盟的决策,小到上市公司、民间团体,许多组织的开会规则都广泛援于此。

而中国会议的“七宗罪”,完全可以从这部宝典里找到应对策略。比如,为了防止跑题,罗伯特规则要求,开会前就要确定目的和议题,而且议题必须是明确具体的,会上各方就议题进行一事一议地充分讨论并表决。

罗伯特规则也有一套避免野蛮和低效讨论的方法:人人有机会发言,每个人的发言时间次数需事先申明,并严格遵守;意见不同的各方发言前要举手起立,向主持人陈述,就事论事,不得攻击他人、延堂脱时或强行插嘴。

如果把会议比作一台把多人智慧加工成决议的机器,主持人就是运作者,能否把会开好,主持人的角色尤为重要。《罗伯特议事规则》中有一句经典的话:“主持人的职责在于约定时间召集开会,按适当次序宣布议程,陈述并提交会议的一切问题并使之付诸表决,维持秩序和礼节,并决定一切对之可以申诉问题的次序。”

白领必读的职场小说《杜拉拉升职记》,书中也被人摘出不少关于会议主持的技巧:主持人需要提出流程建议,推动会议进程,而且最好在会前就先想好;讨论过程中,主持人需要不断澄清并确认各方观点,大家意见僵持不下或众说纷纭时,要推动各方达成协议。最后,主持人要做出总结:会议做了什么决定,每个人的任务是什么,下一次的跟进计划如何……

所以,不管主持人由谁担任,有威望的领导也好,周到的助理也好,他必须是思维缜密、公正超然,且当强则强的人。(如果有一小撮人违反会议纪律,你懂的……)

美国议事专家协会(NAP)中国首位会员袁天鹏堪称中国版“罗伯特”。当初留学大洋彼岸时,他在美国的学生议事会里接触到了《罗伯特议事规则》。回中国后,针对中国人在开会上的无能,袁天鹏翻译了第10版《罗伯特议事规则》,并自此致力于其在中国的本土化实践。

可惜,根据NGO“中国推动者计划”的调查,中国大陆的城市人群中,知道此规则的人仅7%。即使是表示知道的受访者,也往往只是“听说过”而已。因此,这家NGO从2011年起设立了“议事规则普及计划”,力图到2023年将7%这个比例升到35%。

而率先走在前方的人,正享受着这个良性规则带来的红利。知乎网友于红红便分享了她一次参加公司高管竞聘的经历:在第二轮9名应试者参加的“无领导小组讨论”里,于红红运用了罗伯特议事的几条规则,几分钟之内便成为会议的灵魂人物,掌控整个会议的进程。最后作为唯一的陈述人,代表全体成员向考官组做了5分钟的研讨成陈述,并获得全场掌声。

“《罗伯特议事规则》在管理方面,是本不可多得的实战书籍,应当好好揣摩、消化。比如,你如何让别人支持你的工作,在会上提出他的真实想法和建议?如何打断跑题的人而又不让他感到受侵犯?”于红红说,“开会真的是个很复杂的问题,其中包含很多的管理理念和技巧,同时关乎情商和智商。”

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